1.范圍

適用于企業所有勞動合同即將期滿的員工。

2.規范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力資源服務規范

3.術語和定義

勞動合同續簽是指在勞動合同期滿后，企業和員工基于雙方的意愿，在原勞動合同的基礎上，對合同期限進行延長，并繼續維持勞動關系的一種法律行為。

4.職責分工

4.1人力資源部門

提前梳理勞動合同即將到期員工名單，在勞動合同到期前 [2] 個月開始啟動續簽流程，向用人部門發送《勞動合同續簽意向征詢表》，收集用人部門對員工續簽的意見和建議。

綜合評估員工在合同期內的工作表現、考勤記錄、獎懲情況等信息，參考用人部門意見，初步確定是否建議續簽以及續簽的合同期限、薪資待遇調整等方案（如有）。

與擬續簽員工進行溝通，了解員工的續簽意向，解答員工關于續簽合同的疑問，如合同條款變更、福利待遇等方面的問題。

根據企業內部審批流程，準備續簽合同相關文件及材料，包括續簽后的勞動合同文本、《勞動合同續簽審批表》等，提交上級領導審批。

經審批通過后，在勞動合同到期前 [20] 天，組織員工與企業法定代表人或授權代表簽訂續簽的勞動合同，并及時將合同文本歸檔保存。同時，更新企業人力資源管理系統中的員工合同信息，確保信息的準確性和及時性。

對于不續簽的員工，按照相關法律法規規定，提前 [20] 天向員工發出《勞動合同不續簽通知書》，并辦理離職手續，包括結算工資、轉移社保關系、開具離職證明等。

4.2用人部門

根據員工在本部門的工作表現、業務能力、團隊協作等情況，在收到《勞動合同續簽意向征詢表》后的 [X] 個工作日內，填寫員工續簽意見及理由，并反饋給人力資源部門。

協助人力資源部門與員工進行溝通，特別是對于有特殊情況或問題的員工，提供必要的支持和解釋工作。

在人力資源部門確定續簽方案后，配合做好與員工的溝通工作，確保員工理解并接受續簽條件。

5.流程步驟

5.1合同到期梳理與意向征詢

人力資源部門每月定期查詢企業人力資源管理系統，篩選出未來 [2] 個月內勞動合同到期的員工名單。

針對篩選出的員工名單，制作《勞動合同續簽意向征詢表》，表格內容包括員工基本信息（姓名、工號、部門、崗位等）、合同起止時間、用人部門續簽意見（是 / 否，理由簡述）、人力資源部門綜合評估意見等。

將《勞動合同續簽意向征詢表》發送至用人部門負責人，要求用人部門在 [5] 個工作日內完成填寫并反饋。

5.2綜合評估與方案確定

人力資源部門在收到用人部門反饋的《勞動合同續簽意向征詢表》后，結合員工在合同期內的人事檔案記錄，包括績效考核結果、培訓記錄、獎懲情況、考勤數據等，對員工進行綜合評估。

根據綜合評估結果，確定初步的續簽方案，包括是否續簽、續簽合同期限（如固定期限續簽時長或是否轉為無固定期限勞動合同）、薪資待遇調整幅度（如有）、崗位調整（如有）等內容。

對于續簽方案中涉及薪資待遇或崗位調整的情況，人力資源部門需與用人部門進一步溝通協商，確保調整方案合理且符合企業整體戰略和人力資源規劃。

5.3員工溝通與意見反饋

人力資源部門在確定初步續簽方案后的 [5] 個工作日內，與擬續簽員工進行一對一溝通。溝通方式可采用面談、電話或視頻會議等形式，確保員工充分了解續簽方案的內容。

在溝通中，向員工詳細解釋續簽合同的條款變化（如薪資調整原因、崗位職能變化等），解答員工提出的疑問，認真聽取員工的意見和訴求。

員工如對續簽方案有異議或提出其他要求，人力資源部門需詳細記錄，并在 [5] 個工作日內進行內部討論和評估，根據評估結果決定是否對續簽方案進行調整。

5.4內部審批與合同準備

人力資源部門根據確定的續簽方案，填寫《勞動合同續簽審批表》，審批表內容包括員工基本信息、原合同期限、續簽后合同期限、薪資待遇、崗位信息、續簽理由等。

將《勞動合同續簽審批表》及相關材料（如員工綜合評估報告、用人部門意見等）按照企業內部審批流程，依次提交給人力資源部門負責人、用人部門分管領導、企業高層領導（根據企業規定的審批權限確定）進行審批。

在審批過程中，審批人員需認真審核續簽方案的合理性、合規性，如有疑問或不同意見，及時與人力資源部門或用人部門溝通協調。審批流程應在 [5] 個工作日內完成。

經審批通過后，人力資源部門根據審批結果準備續簽的勞動合同文本，確保合同文本內容準確無誤，符合法律法規要求和企業與員工雙方的約定。

5.5合同簽訂與歸檔

人力資源部門在勞動合同到期前 [30] 天，通知員工簽訂續簽的勞動合同。通知方式可采用書面通知（如郵件、快遞）或電話通知等，并要求員工在收到通知后的 [5] 個工作日內到人力資源部門辦理簽訂手續。

員工簽訂合同時，人力資源部門需安排專人負責指導，確保員工在合同上簽字、蓋章（如有）的位置準確無誤。同時，企業法定代表人或授權代表也需在合同上簽字或蓋章，使合同正式生效。

簽訂完成后，人力資源部門將一份合同文本交予員工留存，另一份合同文本進行歸檔保存。歸檔時，需按照員工姓名、工號、合同簽訂時間等信息進行分類整理，建立完善的合同檔案管理制度，以便日后查閱和管理。

及時更新企業人力資源管理系統中的員工合同信息，包括合同簽訂時間、合同期限、薪資待遇等內容，確保系統數據與實際情況一致。

5.6不續簽處理

對于經評估決定不續簽勞動合同的員工，人力資源部門需在勞動合同到期前 [15] 天，向員工發出《勞動合同不續簽通知書》。通知書需采用書面形式，通過快遞或當面送達的方式交給員工，并要求員工簽收。

《勞動合同不續簽通知書》內容應包括企業名稱、員工姓名、工號、勞動合同起止時間、不續簽原因、通知日期、員工辦理離職手續的時間和地點、需要提交的材料等信息。

在員工收到通知書后，人力資源部門與用人部門配合，按照企業離職流程為員工辦理離職手續。包括結算員工工資、獎金、福利等應得收入，轉移員工社保關系、公積金賬戶，開具離職證明等。同時，收回員工的企業資產（如辦公電腦、工牌、鑰匙等），確保企業資產不流失。

對不續簽員工的相關資料進行整理歸檔，包括《勞動合同不續簽通知書》簽收記錄、離職手續辦理材料等，以備后續查閱和審計。

6.監督與反饋

企業內部審計部門或監督小組定期對勞動合同續簽流程進行檢查與監督，確保各部門嚴格按照流程要求執行，無違規操作或人為疏忽導致的法律風險。檢查內容包括合同到期梳理的準確性、意向征詢的及時性、綜合評估的客觀性、審批流程的合規性、合同簽訂與歸檔的規范性以及不續簽處理的合法性等方面。

人力資源部門建立勞動合同續簽反饋機制，定期收集用人部門和員工對續簽流程的意見和建議。通過問卷調查、面談等方式，了解雙方在續簽過程中遇到的問題、對流程的滿意度以及改進建議。根據反饋信息，及時對續簽流程進行優化和完善，提高續簽工作的效率和質量，增強企業與員工之間的信任與合作。

7.附則

本標準由企業人力資源部門負責解釋與修訂。

本標準自發布之日起生效實施。

[企業名稱]廊坊市新華勞務派遣有限公司

[發布日期]2024年3月

廊坊勞務派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://m.mrbf.com.cn/yuangongxuqian581.html

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